automatización de procesos en la empresa

Entendemos como los procesos de una organización al conjunto de acciones ejecutadas, normalmente en el mismo orden, por una persona o un grupo de personas, y en los que se produce un intercambio de información. Si estas acciones no son realizadas de forma eficiente, pueden repercutir negativamente en los objetivos marcados por la empresa, provocando bajo rendimiento, clientes insatisfechos, duplicidad del trabajo, baja productividad…

Ante esta realidad, implementar un sistema de mejora de procesos permite a toda organización optimizar gastos, aprovechar los recursos e incrementar la efectividad y competitividad. Por tanto, es posible afirmar que un sistema de gestión de procesos no solo es de vital importancia para el crecimiento de la empresa, sino que la supervivencia empresarial depende en gran medida de él.

 

Cómo implementar la mejora de procesos paso a paso

 

1. Identificar los sectores que necesitan ser mejorados

Es crucial realizar un correcto mapeo de procesos para entender qué áreas necesitan ser mejoradas. Enumerar los procesos y realizar un profundo análisis permite descubrir cómo se ha estado trabajando y qué se ha hecho de forma incorrecta. También es necesario establecer unos objetivos claros y realistas sobre las mejoras a realizar y determinar el tiempo en el que deben de estar implementadas.

 

2. Comunicar

Para que todos los involucrados puedan comprender y aceptar los futuros cambios, han de entender qué papel desempeñan en el proyecto. Entender que estas mejoras afectarán positivamente a su trabajo, además de incrementar la efectividad, provocará un entusiasmo colectivo que facilitará la transición del cambio.

 

3. Rediseñar el proceso

Una vez completado el análisis del proceso defectuoso, se habrán identificados los problemas a resolver y se habrá decidido qué tipo de innovación es necesario realizar. Es el momento de marcar los criterios del nuevo proceso para que cumpla con las estrategias y nuevos objetivos de la empresa.

Un intercambio de ideas con todas las personas involucradas puede ser una buena forma de comenzar con el rediseño de los procesos ya que podrán dar una opinión, basada en la experiencia, de cuál sería la mejor forma de implementarlas.

 

4. Implementar los cambios y ejecutar el nuevo diseño de proceso

No basta con implementar el proceso, para ponerlo en marcha es necesario asumir los cambios desde un principio. Para que se pueda ver la efectividad del mismo, su ejecución se debe de realizar diariamente, observando la posible existencia de errores y los puntos de mejora.

5. Controlar

Recopilar información específica sobre la base de datos y las cifras permite tener una visión real y objetiva de la organización. Por tanto, sólo a través del seguimiento se podrá comprobar si el nuevo proceso funciona, así como identificar qué cambios pueden realizarse para hacerlo más efectivo.

 

6. Optimizar

Las metodologías de mejora de procesos son proyectos cíclicos que deben llevarse a cabo de forma continuada para que funcionen. Después de ejecutar y controlar, siempre aparecerán espacios para realizar nuevos cambios, lo que significa que es necesario poner en marcha un nuevo proyecto de mejora. 

¿Te ayudamos a redefinir tus procesos? ¡Contacta con nosotros y los analizaremos juntos!