Hoy en día la automatización es un elemento presente en muchas actividades empresariales. La automatización de procesos de negocio te permitirá hacer un mejor uso de la tecnología e incrementar la efectividad de tu compañía. 

Bajo esta premisa, hoy venimos a hablarte del BPA (Business Process Automation) y de qué manera puede serte útil para tu crecimiento empresarial. 

 

Departamentos en los que podrías implementar BPA

Allí donde las tareas son repetitivas y comprenden una serie de pasos predecibles, la automatización de procesos juega un papel fundamental. Puede que los equipos de trabajo de algunos de tus departamentos desperdicien parte de su tiempo en actividades muy simples, en vez de dedicar sus energías y capacidades en la consecución de objetivos importantes.

Pero, ¿cuáles son las áreas de tu organización que pueden incrementar su eficiencia con la implementación de Business Process Automation? Algunas son:

 

Atención al cliente

El empleo de una aplicación en tu sitio web puede establecer respuestas automáticas para aquellos clientes que contactan tu empresa con el objetivo de solucionar un problema específico. En tal caso, el software enviará un mensaje automático explicando que el problema será resuelto a la brevedad, mientras tu equipo se enfoca en atender problemas menos frecuentes.

 

Aprobaciones

En cualquier organización es común que se requieran varias firmas para aprobar una orden. Con la implementación de un programa tus empleados no perderán tiempo en correr detrás de cada responsable para obtener dichas firmas. El proceso se inicia a través de un simple clic.

 

Selección y contratación de personal

Sin importar qué tipo de empresa tengas, al momento de requerir trabajadores, tu negocio sigue una serie de pasos establecidos. Por ello, utilizar un software de gestión de flujos de documentos incrementa la eficiencia del departamento, guiando todos los procesos.

Estas son solo algunas áreas que normalmente aumentan su eficacia gracias al Business Process Automation, pero otros departamentos también pueden beneficiarse de la automatización de procesos.

 

Elementos a evaluar para implementar la automatización de procesos

Antes de decidirte a implementar la automatización de procesos es importante saber si tu negocio necesita BPA. Para ello, debes partir de las siguientes premisas:

  • Todo el proceso debe estar exento de errores
  • El proceso necesita ser consistente
  • Es necesario que el proceso sea eficiente en términos de costes
  • El proceso es repetitivo
  • Es necesario asegurar la transparencia del proceso

 

Cómo optimizar los procesos de tu negocio

El primer paso consiste en generar un mapa de todo el flujo del proceso empresarial, e identificar cada actividad involucrada. Se trata de reunir a tu equipo para documentar y analizar los procesos susceptibles de ser automatizados.

Las primeras actividades que suelen automatizarse son:

  • transferencias de datos
  • asignación de tareas
  • recopilación de documentos
  • programación de reuniones

De esta forma, el equipo TI podrá enfocarse en crear la plataforma necesaria para automatizar los procesos de tu negocio. La automatización es necesaria para manejar el volumen de trabajo, así como para mantener la empresa competitiva y reducir sus costes.

 

Estas son algunas de las funciones que proporciona la automatización de procesos. ¿Estás listo para empezar a usarla? Puedes consultar más artículos sobre automatización en nuestro blog o contactar con nosotros para solicitar más información.