La automatización de procesos es la solución a uno de los mayores retos empresariales: la optimización del tiempo. En un escenario altamente competitivo y cambiante, es esencial automatizar los procesos para poder sincronizar todas aquellas tareas que se ejecutan a través de áreas funcionales y que son las encargadas de entregar el valor al cliente.

Aunque en un primer momento parezca que la automatización de procesos es una inversión elevada, ha quedado demostrado que siempre es rentable invertir en tecnología al reducir el número de horas dedicadas a tareas manuales y a sincronizar el valor a entregar al cliente. La liberación de horas permite a los equipos enfocarse a actividades de mayor relevancia que realmente aporten valor al negocio.

En resumen, la automatización de procesos consiste en ordenar, secuenciar, paralelizar e integrar las actividades del proceso y los actores que las ejecutaran (humanos, softwares o máquinas) para crear un sistema tecnológico capaz de conseguir, con una correcta implantación organizativa y de gestión del cambio, los siguientes objetivos:  reducir el time-to-market en procesos vinculados al mercado, reducir el lead-time del proceso para ser más rápidos, reducir y eliminar errores, mejorar la agilidad organizativa, mejorar la comunicación entre actores del proceso (internos/externos), en definitiva, mejorar la competitividad.

 

Beneficios de la automatización de procesos

En líneas generales, los diez principales beneficios son:

  1. Gobernar la descentralización del trabajo. La automatización permite gobernar y monitorizar las actividades independientemente de dónde se realicen y quién las realice.
  2. Reducir y optimizar el tiempo. La automatización de procesos permite reducir las horas destinadas a tareas manuales y convertirlas en nuevas acciones que aporten valor al negocio.
  3. Dar seguimiento al proceso. La automatización de procesos permite conocer su estatus de forma inmediata. Además, gracias a esta actualización continua, tu equipo podrá contar con información actualizada y accesible en cualquier momento para tomar nuevas decisiones.
  4. Reducir el intercambio de información a través de correo electrónico, archivos Word, Excel y documentos en papel.
  5. Incrementar la experiencia del cliente. La automatización de procesos mejora y asegura el valor definido en el ‘customer journey’ y con ello la experiencia del servicio al cliente.
  6. Trazabilizar el proceso. La constante actualización permite conocer cómo se ha ejecutado cada paso del proceso, a través del registro o rastro que genera cada actividad.
  7. Agilizar y flexibilizar la gestión de tareas. Poder ordenar, sincronizar, paralelizar y escalar tareas, permite agilizar y flexibilizar la gestión ante cambios y picos de trabajo.
  8. Recibir alertas. La automatización puede crear notificaciones automáticas que informen sobre lo qué pasa o deja de pasar en cualquier punto del proceso (cuellos de botella, incidencias con impacto en el cliente, fallos de máquinas, …)
  9. Gobernar el proceso de forma autónoma desde el negocio. La automatización se fundamenta en la aplicación de reglas y/o políticas que pueden revisarse y adaptarse y con ello cambiar el comportamiento del proceso.
  10. Gestionar y reducir el riesgo operativo. La homogenización de procesos, así como el registro, la comunicación y el tratamiento de la información, permite a la automatización gestionar y reducir el riesgo operativo.