automatización de procesos en la empresa

En el anterior post, os hablábamos del lean office y de su potencial para mejorar los procesos empresariales de cualquier compañía. En él, empezábamos a enumerar algunos de los pilares básicos de la metodología. Veamos a continuación el resto de principios fundamentales de la metodología lean office.

 

Principios fundamentales del lean office (segunda parte)

 

Trabajo en proceso

Uno de los objetivos de la implementación lean es disminuir la cantidad de trabajo en proceso para reducir el tiempo de espera del usuario y las inconsistencias de la experiencia del cliente, además de eliminar componentes residuales. Junto con la reducción del trabajo en proceso, una empresa debe aspirar a alcanzar el flow.

Esto se refiere a que los procesos se ejecuten de manera fluida con la menor cantidad de inconvenientes posibles, lo cual se traducirá en una mejora de la experiencia del cliente o el usuario.

 

La demanda y el sistema de gestión diario

Entender la demanda de la empresa, sea cual fuere su rubro, es otra de las claves para lograr los objetivos lean propuestos con antelación. Conocer los patrones de demanda y entender todas las tareas de cada área, considerando cómo se puede suplir dicha demanda con la mayor rapidez y calidad posible, es vital para lograr la mejora continua.

Para poder administrar esa demanda con la mayor precisión posible, debe establecerse un sistema de gestión diario. Este sistema permitirá atender la demanda emparejándola con las tareas del personal. De esta forma, se podrá controlar las tareas y se dará una respuesta proactiva en caso de que el equipo de trabajo comience a fallar.

 

Comunicación

El trabajo en equipo y la asignación de los roles de cada uno dentro de la empresa no serán suficientes a menos que existan canales de comunicación exitosos.

Por un lado, la compañía debe asegurar la transparencia y visibilidad de todos los departamentos para que cada empleado conozca cómo funcionan las demás áreas. Por otro lado, los canales de comunicación deben proporcionar respuestas y soluciones, generando en el personal la capacidad de ser flexible y adaptarse a nuevos cambios.

La cultura de la empresa debe estar basada en la comunicación y en un entorno laboral seguro donde todas las inquietudes sean respondidas y las dudas resueltas.

 

Gestión visual

La gestión visual es una de las herramientas lean que, bien aplicada, conseguirá simplificar la gestión de nuestros procesos, así como los workflows asociados a los mismos. Una de sus principales ventajas es que, de un vistazo, podemos hacernos una idea de cuál es el estado de los distintos proyectos en marcha, de manera que podemos actuar fácilmente para hacerlos más eficientes.

 

Lograr la mejora de procesos empresariales no es tarea fácil, pero no es imposible. Teniendo en cuenta los principios del lean office y aplicándolos a todos los sectores de una compañía, es posible alcanzar el objetivo de conseguir un entorno productivo y de calidad.

 

¿Cómo lo está haciendo tu compañía? ¿Estás intentando implementar el lean office en tu empresa y quieres que te echemos una mano? Cuenta con nosotros.