automatización de procesos en la empresa

Cuando hablamos de innovación empresarial debemos mencionar de forma obligada el lean office. Se trata de una metodología para mejorar los procesos administrativos internos de una empresa. Su significado etimológico vendría a ser “oficina esbelta” y hace referencia a todo aquello que podemos optimizar y descartar para aumentar la productividad en una oficina.

 

¿En qué consiste una lean office?

La idea clave es reducir todo aquello que ralentiza, entorpece o burocratiza el trabajo administrativo para conseguir una mejora contínua mediante herramientas lean que maximizan el rendimiento laboral. El lean office es toda una ciencia en la que profesionales especializados aplican una metodología que trata de detectar “desperdicios” o “sobrantes” empresariales y los elimina para hacer el trabajo más eficiente.

 

Lean Office: principales fuentes de desperdicio

  1. El primero de ellos es el sobrante de información y hace referencia a cómo es tratada la información dentro de los procesos de un departamento o sección a otra, y cuál es el tiempo medio que tardamos en asimilarla.
  2. El segundo de ellos es el sobrante de proceso; los que se atribuyen a esperas, tiempos muertos, correcciones, recuento, sobreproducción o saturación. El objetivo es identificarlos para llegar a eliminarlos, responder de una forma más ágil y seguir aplicando el método de mejora continua.
  3. Otro de estos desperdicios, el tercero, hace referencia al sobrante de personal. A veces sucede en las empresas que empleamos a los trabajadores en tareas que son superfluas o directamente innecesarias. O peor aún, se entorpecen los unos a los otros. La idea es delimitar bien la función de cada uno de ellos para que los roles estén claros y el trabajo fluya sin problemas añadidos. Hay que clarificar objetivos y tareas.
  4. Y el último de ellos es el sobrante de ambiente o de seguridad. Nos referimos a los elementos físicos. ¿Qué seguridad hay en la empresa? ¿Son los elementos que nos encontramos seguros y ergonómicos? ¿Nos ayudan en nuestras tareas diarias? ¿Están nuestros trabajadores a gusto con el ambiente laboral?

 

La implantación del lean office para la transformación empresarial

Esta es una de las metodologías de mejora empresarial más recomendadas en la actualidad, ya que proporciona una organización que da pie a la cooperación y en la que prima la eficacia y la comunicación. Todo debe de ir acompañado de un proceso de modernización de la empresa, inversión en I+D, en el software adecuado, tecnologías que nos faciliten llevar a cabo un análisis del estado de la compañía oportuno.

La misión fundamental es eliminar ese “ruido”, esos procesos erróneos e inadecuados que dificultan un trabajo sano, llevadero y directo. Se pretende reducir costes sin perder recursos. Ojo, el lean office no es un recorte económico, es un proceso de mejora continua en la organización y el organigrama empresarial.

El concepto clave es el de valor añadido. Toda tarea y/o proceso que aporte algo a la empresa será útil y necesaria, y todo aquello que aumente el despilfarro y entorpezca los procesos será sencillamente prescindible. Esta es una de las metodologías de mejora empresarial más usadas hoy en día en las start-ups de todo el mundo, obteniendo beneficios, tanto inmediatos, como a medio y largo plazo.

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